sábado, 13 de septiembre de 2008

El PMI Asunción Paraguay Chapter

A partir de una iniciativa generada en el último Global Congress de Sao Paulo, dos mentores, Victor Villar,PMP de Perú y Hermann Noll, PMP de Chile, cuatro miembros del PMI, Daisy Ruiz Díaz, Héctor Rodríguez, Idelín Molinas y Manuel Benítez Codas han decidido crear el PMI Asunción Paraguay Chapter, con el objetivo de impulsar tanto la práctica de la Gestión de Proyectos conforme las guías del PMBOK como introducir en la sociedad paraguaya la aplicación profesional de la Gestión de Proyectos, tanto a nivel privado como gubernamental.

Las actividades que se iniciaron a fines de Agosto de 2008, tienen dos objetivos inmediatos: crear el PMI Asunción Paraguay Chapter para lo que se necesitan lograr 25 miembros del PMI y realizar un Congreso de Gestión de Proyectos el día 4 de Diciembre de este año.

Daisy Ruiz Díaz es la responsable por los aspectos técnicos del Congreso (programa y conferencistas), Manuel Benítez Codas es responsable por conseguir los 25 miembros y realizar los trámites necesarios para la constitución legal del Capítulo, Héctor Rodríguez es responsable por la difusión y comunicación, e Idelín Molinas por la administración de los recursos.

En estos primeros días de Septiembre ya se han iniciado las actividades y los interesados en hacer parte del grupo de fundadores deben informar de su interés a Manuel Benítez Codas a la dirección: mbenitezcodas@gmail.com


Asunción, 12 de Septiembre de 2008

¿Qué es el “Project Management Institute”?

Antecedentes
PMI Internacional fué fundado en 1969 con socios voluntarios. Durante los años setenta PMI se desarrolló principalmente en el campo de la ingeniería, mientras tanto el mundo de los negocios desarrollaba sus proyectos a través de especialistas de la misma empresa y formaban grupos de trabajo llamados “Task Force”. Para los años ochenta, el mundo de los negocios comenzó gradualmente a dirigir sus esfuerzos por proyectos.
Durante este tiempo el PMI, a través del comité de estándares y colaboradores (entre ellos empresas, universidades, asociaciones de profesionales, especialistas y consultores en proyectos) realizó el estudio, evaluación y revisión de los estándares generalmente aceptados a nivel internacional, dando como resultado los estándares que representan el cuerpo de conocimientos de la Dirección de Proyectos, cuyo título original es “Project Management Body of Knowledge” (PMBOK). En 1987 se publicó su primera edición.

Actualmente
Desde su fundación en 1969, PMI ha ido creciendo de manera sostenida hasta convertirse en una de las organizaciones de profesionales más importantes a nivel mundial y hoy por hoy es la asociación más respetada alrededor del mundo en la materia de la profesión de administración de proyectos.
Actualmente tiene presencia en más de 160 países
y cuenta con más de 240.000 socios activos de prácticamente todas las industrias.

Principales actividades
El PMI está activamente involucrado en abogar por la profesión, estableciendo estándares profesionales, conduciendo investigación y promoviendo acceso a un acervo muy vasto de información y recursos. Del mismo modo, el PMI promueve el desarrollo de la profesión ofreciendo la posibilidad de hacer networking , creación de oportunidades de colaboración y de participar como voluntario en proyectos globales, y ofreciendo tres certificaciones, entre ellas, una de las más respetadas mundialmente:
• PMP
• CAPM
• PgMP

Estándares
Desde 1987, el PMI se ha encargado de investigar, recopilar y publicar las buenas prácticas generalmente aceptadas para la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo.
Desde entonces, ha publicado 14 libros de estándares. Uno de ellos el PMBOK, tiene en circulación más de 2,000,000 de ejemplares.
Se tiene acceso a estos estándares como socio del PMI

Visión
La visión de PMI es obtener reconocimiento mundial por el desarrollo de la excelencia profesional en Dirección de Proyectos.

Misión
La misión de PMI es servir a su comunidad de asociados y profesionales interesados, desarrollando el arte de dirigir y llevar a la práctica la Dirección de Proyectos, como disciplina profesional.

Objetivos
Los principales objetivos de PMI son:
• Promover la dirección de proyectos.
• Compartir la experiencia internacional a través del desarrollo de profesionales.
• Desarrollar calidad en los recursos humanos para la dirección de proyectos.
• Compartir los conocimientos generalmente aceptados que dan reconocimiento a la profesión.
• Consolidar estándares internacionales
• Certificación de profesionales en proyectos reconocidos a nivel mundial.

Los objetivos del PMI son similares alrededor del mundo. Esto se lleva a cabo a través de Capítulos.

Comunidades
Las comunidades del PMI permiten a los profesionales en dirección de proyectos, hacerse cargo de su desarrollo profesional a través de oportunidades de networking y educación. Todos los miembros del PMI son bienvenidos a unirse a la o las comunidades de acuerdo a sus intereses.
Las comunidades existentes dentro del PMI son:
• Capítulos
• Grupos específicos de interés (SIGs por sus siglas en inglés)
• Colegios

Capítulos
Después de hacerse socio del PMI, usted se puede vincular con un capítulo local, el cual puede ponerlo en contacto con una red local de experiencia profesional. También recibirá soporte y oportunidades para encontrarse con colegas de varias industrias a través de eventos y reuniones periódicas así como programas educativos alrededor de la disciplina.
Actualmente existen más de 250 capítulos en más de 60 países alrededor del mundo:
• Asia Pacific
• Europe, Middle East and Africa (EMEA)
• Latin America
• North America

SIGs
Los SIGs ayudan a los miembros con intereses en común así como en industrias, reunirse y compartir ideas, retos y preocupaciones más allá de las fronteras geográficas.
A través del networking, desarrollo de documentos técnicos e investigaciones, teleconferencias y trabajo colaborativo en distintos proyectos, los miembros tienen una oportunidad única de aprender y desarrollarse.
Los SIGs celebran, por lo menos, una reunión anual, a menudo en conjunto con alguno de los Congresos Globales del PMI.


Congresos Globales
Los congresos globales son los eventos de elección principal para el desarrollo profesional y educación, networking, compartir información y reconocimiento para los profesionales en ejercicio de la disciplina de dirección de proyectos alrededor del mundo.
A través de estos eventos se habilita a los profesionales de, prácticamente, todas las industrias a reunirse y compartir ideas mientras obtienen Unidades de Desarrollo Profesional (PDUs).
Los congresos globales se llevan a cabo anualmente en cada región del mundo:
• Asia Pacífico
• Europa, Medio Oriente y Africa (EMEA por sus siglas en inglés)
• Norte América
• Latino América
Se presentan áreas de enfoque que cubren tanto aspectos globales como regionales de la disciplina de administración de proyectos, así como los retos y desafíos que van emergiendo en la medida en que el mundo se transforma, exponiendo ideas y conceptos dirigidos a gerentes de proyectos principiantes y experimentados, de cualquier carrera.

Errores frecuentes en la planificación y ejecución de proyectos

En los 16 años que llevo trabajando en proyectos en el Paraguay, he observado que un elevado porcentaje de ellos han fracasado estrepitosamente. Sin embargo, muchos más han tenido problemas que fueron resueltos de alguna manera con mayor o menor sacrificio del alcance, del costo o del tiempo definidos para ellos proyectos.

Según esta observación los proyectos fracasan por los siguientes motivos:

• Errores en el diseño, especialmente cuando se utiliza el Marco Lógico,
• Errores en la planificación de la ejecución, por problemas originados o no en el Marco Lógico,
• Errores en la ejecución, por no actualizar el Marco Lógico o por no saber gestionar a los involucrados,
• Errores en la ejecución por problemas de gestión
• Problemas con la oportuna provisión de los recursos

Errores en el diseño, especialmente cuando se utilizad el Marco Lógico

Con relación a este motivo se recomienda la lectura del libro: “Orientaciones para la aplicación del enfoque del marco lógico, Errores frecuentes y sugerencias para evitarlos” de Manuel Gómez Galán, y Luis Cámara, respectivamente Director e Investigador Asociado del CIDEAL – Centro de Investigación y Cooperación para el Desarrollo, Madrid, España.
(http://ibdigital.uib.es/gsdl/collect/cd2/index/assoc/HASHfddc.dir/doc.pdf)

En este libro, se presentan los siguientes temas:

• Error básico de concepto respecto al EML como instrumento a ser aplicado integralmente y no apenas como un requisito para obtener un financiamiento
• Definición poco precisa de los beneficiarios y los demás colectivos implicados
• Determinación de los problemas y sus causas sin contar suficientemente con los actores involucrados
• Formulación de los objetivos de forma imprecisa o poco realista
• Existencia de más de un objetivo específico por proyecto
• Falta de justificación de la alternativa de proyecto seleccionada
• Inversión de la lógica vertical
• Inclusión de indicadores objetivamente “no verificables”
• Escasa atención a los factores externos
• Olvido de la “razón de ser” de las condiciones previas
• Elaboración de presupuestos sin la debida solidez
• Consideración de la viabilidad “en el último minuto”
• Documentos de formulación difusos y poco articulados
Cualquiera de estos aspectos puede provocar el fracaso de un proyecto, por bueno que sea el equipo a cargo de su gestión.
Un aspecto poco considerado es que entre la construcción del Marco Lógico y el inicio real del proyecto transcurren en general entre 6 y 12 meses, como mínimo, lo que obliga a revisarlo al momento del inicio pues en estos tiempos cambian muchos aspectos, los supuestos e involucrados pueden cambiar radicalmente y comprometer el resultado del proyecto.
Errores en la planificación de la ejecución, por problemas originados o no en el Marco Lógico

Cuando se definen las actividades que resultarán en los “productos” o “resultados” del proyecto, normalmente no se tiene toda la información de campo para su ejecución, así que es recomendable que al elaborar la planificación se redefinan las actividades yendo al detalle que sea necesario y se retorne al Marco Lógico para crear una revisión. Esta revisión se realiza de manera más efectiva cuando se emplea el MS Project para planificar el proyecto, por ejemplo cuando se encuentran interrelaciones de actividades que se realizan para más de un producto o resultado, o es necesario crear más actividades para cumplir los requisitos del alcance.

Errores en la ejecución, por no actualizar el Marco Lógico o por no saber gestionar a los involucrados

El Marco Lógico es un elemento de partida y de seguimiento, debe ser revisado periódicamente para verificar la situación de los supuestos y las acciones que están realizando los involucrados para poder gestionar los cambios que necesariamente deben ser decididos para el logro de los objetivos del proyecto.

Errores en la ejecución por problemas de gestión

Los gestores de proyectos, tengan el nombre de gerentes o directores, deben ser seleccionados con base en su experiencia y formación, y a ellos se debe dar la responsabilidad de elegir sus colaboradores con los mismos criterios y a formular programas de capacitación adecuados, esta regla no siempre seguida fue motivo del fracaso de muchos proyectos. El desconocimiento del marco conceptual de gestión de proyectos es otra de las causas de la ineficiente gestión de los proyectos.

Otro aspecto también crítico, especialmente en los proyectos de la administración pública, es el cambio de gestores y funcionarios, lo que provoca una caída en el ritmo del proyecto hasta que los nuevos recorran la curva de aprendizaje necesaria.

Un problema crucial es la falta del empleo de una sólida metodología de Gestión de Proyectos como la que proporciona la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (3ª Edición) (Guía del PMBOK).

Y finalmente el motivo más frecuente, la falta de regularidad del flujo de recursos, que normalmente tiene orígenes en la mala previsión de las necesidades y en su falta real.

Septiembre 2008

Manuel Benítez Codas