Errores frecuentes en la planificación y ejecución de proyectos

En los 16 años que llevo trabajando en proyectos en el Paraguay, he observado que un elevado porcentaje de ellos han fracasado estrepitosamente. Sin embargo, muchos más han tenido problemas que fueron resueltos de alguna manera con mayor o menor sacrificio del alcance, del costo o del tiempo definidos para ellos proyectos.

Según esta observación los proyectos fracasan por los siguientes motivos:

• Errores en el diseño, especialmente cuando se utiliza el Marco Lógico,
• Errores en la planificación de la ejecución, por problemas originados o no en el Marco Lógico,
• Errores en la ejecución, por no actualizar el Marco Lógico o por no saber gestionar a los involucrados,
• Errores en la ejecución por problemas de gestión
• Problemas con la oportuna provisión de los recursos

Errores en el diseño, especialmente cuando se utilizad el Marco Lógico

Con relación a este motivo se recomienda la lectura del libro: “Orientaciones para la aplicación del enfoque del marco lógico, Errores frecuentes y sugerencias para evitarlos” de Manuel Gómez Galán, y Luis Cámara, respectivamente Director e Investigador Asociado del CIDEAL – Centro de Investigación y Cooperación para el Desarrollo, Madrid, España.
(http://ibdigital.uib.es/gsdl/collect/cd2/index/assoc/HASHfddc.dir/doc.pdf)

En este libro, se presentan los siguientes temas:

• Error básico de concepto respecto al EML como instrumento a ser aplicado integralmente y no apenas como un requisito para obtener un financiamiento
• Definición poco precisa de los beneficiarios y los demás colectivos implicados
• Determinación de los problemas y sus causas sin contar suficientemente con los actores involucrados
• Formulación de los objetivos de forma imprecisa o poco realista
• Existencia de más de un objetivo específico por proyecto
• Falta de justificación de la alternativa de proyecto seleccionada
• Inversión de la lógica vertical
• Inclusión de indicadores objetivamente “no verificables”
• Escasa atención a los factores externos
• Olvido de la “razón de ser” de las condiciones previas
• Elaboración de presupuestos sin la debida solidez
• Consideración de la viabilidad “en el último minuto”
• Documentos de formulación difusos y poco articulados
Cualquiera de estos aspectos puede provocar el fracaso de un proyecto, por bueno que sea el equipo a cargo de su gestión.
Un aspecto poco considerado es que entre la construcción del Marco Lógico y el inicio real del proyecto transcurren en general entre 6 y 12 meses, como mínimo, lo que obliga a revisarlo al momento del inicio pues en estos tiempos cambian muchos aspectos, los supuestos e involucrados pueden cambiar radicalmente y comprometer el resultado del proyecto.
Errores en la planificación de la ejecución, por problemas originados o no en el Marco Lógico

Cuando se definen las actividades que resultarán en los “productos” o “resultados” del proyecto, normalmente no se tiene toda la información de campo para su ejecución, así que es recomendable que al elaborar la planificación se redefinan las actividades yendo al detalle que sea necesario y se retorne al Marco Lógico para crear una revisión. Esta revisión se realiza de manera más efectiva cuando se emplea el MS Project para planificar el proyecto, por ejemplo cuando se encuentran interrelaciones de actividades que se realizan para más de un producto o resultado, o es necesario crear más actividades para cumplir los requisitos del alcance.

Errores en la ejecución, por no actualizar el Marco Lógico o por no saber gestionar a los involucrados

El Marco Lógico es un elemento de partida y de seguimiento, debe ser revisado periódicamente para verificar la situación de los supuestos y las acciones que están realizando los involucrados para poder gestionar los cambios que necesariamente deben ser decididos para el logro de los objetivos del proyecto.

Errores en la ejecución por problemas de gestión

Los gestores de proyectos, tengan el nombre de gerentes o directores, deben ser seleccionados con base en su experiencia y formación, y a ellos se debe dar la responsabilidad de elegir sus colaboradores con los mismos criterios y a formular programas de capacitación adecuados, esta regla no siempre seguida fue motivo del fracaso de muchos proyectos. El desconocimiento del marco conceptual de gestión de proyectos es otra de las causas de la ineficiente gestión de los proyectos.

Otro aspecto también crítico, especialmente en los proyectos de la administración pública, es el cambio de gestores y funcionarios, lo que provoca una caída en el ritmo del proyecto hasta que los nuevos recorran la curva de aprendizaje necesaria.

Un problema crucial es la falta del empleo de una sólida metodología de Gestión de Proyectos como la que proporciona la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (3ª Edición) (Guía del PMBOK).

Y finalmente el motivo más frecuente, la falta de regularidad del flujo de recursos, que normalmente tiene orígenes en la mala previsión de las necesidades y en su falta real.

Septiembre 2008

Manuel Benítez Codas